Op deze manieren levert een leaseauto minder gedoe op

Een leaseauto: het klinkt als een perfecte manier om medewerkers extra te belonen, of om hen tijdens werktijd een vervoersmiddel te geven waarmee ze van A naar B kunnen reizen. Maar niet zelden levert die auto meer op dan alleen blijdschap, dankbaarheid of gemak. Ergernis, dat is voor velen ook een woord dat bij ‘leaseauto’ hoort. Ergernis over de bakken met administratie die erbij komen kijken, zowel voor de bestuurder als voor degene die de administratie beheert. Kan dat nu niet anders?

Om te begrijpen waarom een leaseauto soms zoveel extra werk oplevert, is het goed om eens te kijken waar dat werk nu eigenlijk uit bestaat. We hebben het in veel gevallen over de kilometerregistratie die voor de frustratie zorgt. Deze registratie levert namelijk veel extra werk op. De bestuurder moet van ieder ritje alle gegevens noteren, wat veel werk kost, en al deze data moet van iedere leaseauto die een bedrijf rijk is ook weer verwerkt en goed bewaard worden. Een hoop gedoe, waar niemand echt blij van wordt.

Deze rittenregistratie is er echter niet zomaar. Wie een leaseauto gebruikt, zal bij de Belastingdienst aan moeten geven op welke manier dit gebeurt. Is de auto er alleen voor zakelijke ritjes, of wordt deze ook voor privé kilometers gebruikt? Is dat laatste het geval, dan wordt hij als beloning gezien, en daar moet belasting over betaald worden; de zogenaamde bijtelling. Wordt de auto alleen zakelijk gebruikt, en is er van een bijtelling dus geen sprake? Dan ligt de bewijslast, helaas, bij jou. Je zal ieder ritje bij moeten houden om zo aan te tonen dat er alleen zakelijk mee gereden wordt.

Dat bijhouden, dat is dus niemands favoriete klusje. Maar gelukkig is het al een tijdje niet meer nodig om dit handmatig te doen. Door een systeem op basis van GPS in de auto te plaatsen, hoeft een bestuurder niet meer handmatig iedere rit te registreren. En ook de administratie-afdeling is er blij mee, want alle data worden keurig omgezet in een administratie die voldoet aan de eisen van de Belastingdienst. Dat betekent dus geen bijtelling, als de auto alleen zakelijk wordt gebruikt, maar ook geen extra werk!

Zijn er nog andere manieren om onder het extra werk uit te komen? Ja hoor, er is een heel simpele: kiezen om bijtelling te betalen. Wordt een auto ook privé gebruikt dan is dat makkelijk, dan zit je toch al aan die bijtelling vast. Maar ook als een auto slechts zakelijk gebruikt wordt kun je er natuurlijk voor kiezen de bijtelling te betalen. De kosten hiervan liggen meestal echter fors hoger dan een GPS-systeem dat voor een goede registratie kan zorgen, dus echt aan te raden valt dat niet; je laat op deze manier een flink financieel voordeel liggen.